Spisová služba – činnosti při nakládání s dokumenty [příjem dokumentu nebo vyhotovení vlastního dokumentu, vytvoření a vyřízení spisu (složka dokumentů k jedné věci, například k pracovnímu úrazu jedné osoby), uložení spisu v registratuře (příruční skříni na oddělení) a následně ve spisovně, skartace, předání do archivu nebo skartování];

spisovna – místo pro uložení všech spisů do doby jejich skartace;

skartace – vytřídění nepotřebných spisů ze všech spisů uložených ve spisovně nebo registratuře či v počítači, tzn. spisů, kterým skončila skartační lhůta;

archivace – trvalé uložení vybrané části spisů (asi 3 až 5 % spisů) do archivu, z kterých se tak stávají archiválie (trvale uchovávané spisy);

skartování – fyzická likvidace nepotřebných spisů.

Zákon o archivnictví a spisové službě

Pro hledání odpovědí na výše uvedené otázky je nezbytné zaměstnavatele rozdělit do dvou základních skupin. Tu první tvoří ti, na které se vztahuje povinnost zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, vést spisovou službu. Ostatní tvoří druhou skupinu.

Do první skupiny patří organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky, vysoké školy, zdravotní pojišťovny, veřejně výzkumné instituce, právnické osoby zřízené zákonem, kraje, hlavní město Praha, obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem, městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působností obce se stavebním nebo matričním úřadem. Tito tzv. určení původci, jakož i další subjekty uvedené v § 63 odst. 2 výše uvedeného zákona (neuvedené obce, školy atd.) jsou povinni vykonávat spisovou službu. V jejím rámci musí mít vytvořena svá pravidla pro uchování dokumentů, jež se týkají i dokumentace BOZP.

V rámci těchto pravidel si stanoví, po jak dlouhou dobu musí být jednotlivé dokumenty uchovány – skartační lhůta (dříve nesmí být zničeny). Jako vzor pro stanovení jednotlivých lhůt jim slouží nezávazný Typový skartační rejstřík. Rejstřík uvádí v rámci skartačních znaků doporučenou dobu (lhůtu) po kterou mají být jednotlivé dokumenty uchovány. Skartační znak tvoří písmeno a číslice. Písmeno uvádí způsob, jak má být se spisem naloženo [A – archivace, S – skartování, V – výběr, tzn. po ukončení skartační lhůty rozhodnout, zda A nebo S (skartační znak se na spis uvádí v rámci jeho vyřízení)] a číslice počet roků skartační lhůty, která začíná běžet 1. ledna následujícího roku po vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu.

Typový skartační rejstřík obsahuje též dokumenty bezpečnosti práce. Například pro hlášení o pracovních úrazech uvádí pro smrtelné a těžké „A“ a pro lehké „S5“, pro komplexní prověrky BOZP „A“, pro částečné „S5“, pro školení BOZP „S5“. Jak již bylo uvedeno, nejedná se o závazné údaje a záleží na každém zaměstnavateli, jaké lhůty si stanoví ve svém Spisovém a skartačním řádu, jenž je povinen zpracovat. Ten je pro něj základním dokumentem spisové služby. Může si například stanovit následující hodnoty:

• vlastní předpisy o BOZP - A5 (po pěti letech předat do archivu k trvalému uložení)
• školení o BOZP - S5 [po pěti letech skartovat (fyzicky zlikvidovat)]
• protokoly o komplexních prověrkách - A5
• evidence úrazů a nemocí z povolání - A5
• požární předpisy, řády a směrnice - A5
• klasifikace objektů a zařízení z hlediska požární ochrany - A10
• požární kniha - S5 (po pěti letech, počínaje 1. lednem roku následujícího po posledním zápisu, skartovat).

Avšak může si například u požární knihy stanovit A5. To zcela záleží na zaměstnavateli. Já osobně doporučuji nezapomínat využívat „výběr“, například u tzv. závažných pracovních úrazů (s hospitalizací delší než pět dnů). Také je nutné zohlednit, zda se jedná o tzv. prvotisk nebo vícetisk dokumentu. V praxi to znamená, že pro jednotlivé výtisky téhož dokumentu mohou být stanoveny různé skartační znaky (například jako archiválie se uloží pouze výtisk z útvaru, kde dokument vznikl, ostatní jsou „S“ s poznámkou vícetisk).

Ostatní zaměstnavatelé

Druhá skupina zaměstnavatelů, která není vázána povinností vést spisovou službu ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, má téměř libovolnou možnost pro ukládání dokumentů.

Některých zaměstnavatelů spadajících do této skupiny se může týkat povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií ve smyslu již několikrát zmíněného zákona, která se může dotknout i oblasti BOZP (zprávy z auditů). Dále je nutné mít na zřeteli, že lhůty pro uchování jednotlivých dokumentů stanovují i další právní předpisy, které se mohou této skupiny zaměstnavatelů týkat. Je-li jednotlivý dokument BOZP součástí spisu, například doklad o absolvování školení součástí osobního spisu zaměstnance, vztahuje se na něj skartační lhůta stanovená pro celý spis.